Welkom bij de tweede editie van onze maandelijkse column “Uit de praktijk”, geschreven door mij, Ard Laan, Head of Legal & Finance hier bij Bjorn Lunden.
In deze column neem ik je mee achter de schermen van onze organisatie, waar we met trots onze diverse vennootschappen beheren. Als hoofd van het team Administratie is het mijn taak om ervoor te zorgen dat elke entiteit een vlekkeloze administratie heeft. Samen met mijn toegewijde collega’s, die zowel KING Finance, als de financiële module van King5 gebruiken, streven we naar perfectie in zowel controle als efficiëntie.
Net als veel andere ondernemingen moeten wij maandelijks aangifte doen voor de BTW, oftewel de Omzetbelasting. Bij ons gaat het nagenoeg geheel automatisch doordat we gebruik maken van onze eigen, unieke, module “Fiscale Eenheid BTW” in KING Finance. Deze functionaliteit is superhandig voor iedereen die meerdere administraties voert van organisaties die eenzelfde eigenaar hebben.
Om hiermee te starten hebben wij eerst voor de Nederlandse vennootschappen binnen onze groep een Fiscale Eenheid BTW aangevraagd bij de Belastingdienst. Dit kan je eenvoudig doen door een kort bericht naar de Belastingdienst te sturen. Nu dat wij voor de BTW als een Fiscale Eenheid worden gezien, betekent dit dat wij geen BTW meer afdragen of terugvragen over diensten die we aan andere Nederlandse vennootschappen binnen onze groep verlenen. Maar de toekenning van de Fiscale Eenheid BTW heeft ook het gevolg dat wij als groep gezamenlijk maar één BTW-aangifte per maand hoeven op te sturen, waarbij alle BTW-posten van alle administraties zijn opgenomen.
En hier komt onze mooie functionaliteit “fiscale Eenheid BTW” van KING Finance om de hoek kijken. Deze module doet namelijk de volgende stappen al voor jou: het optellen van alle boekingen uit verschillende administraties, het opstellen van een concept-aangifte, controleren via verschillende controlemechanismen én het elektronisch indienen van de definitieve aangifte bij de Belastingdienst. Wil je daarnaast voor leveringen binnen de EU per vennootschap een aparte ICP-aangifte indienen, dan kan dat ook. Verder heb jij nog steeds de volledige controle door de mogelijkheid om handmatig dingen aan te passen voordat de aangifte wordt ingediend.
Maar ben jij -net als ik- niet zo van het handmatig aanpassen? Dan kan je in deze module ook een automatische aanvullende aangifte laten opstellen, indien verschillen uit voorgaande perioden een bepaald maximum bedrag (bijvoorbeeld € 1.000) overschrijden. Dit hoef je maar één keer in te stellen, daarna gaat alles automatisch. Het leven hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn.
Daarnaast is het belangrijk dat jij kunt vaststellen of de aangifte ook voor 100% klopt, voordat je deze indient. Je wilt dan onder andere controleren of de omzet volledig is én aansluit op de financiële administratie voor de betreffende periode van de betreffende vennootschap. In de praktijk komt het wel eens voor dat de omzet in de aangifte niet helemaal aansluit op de omzet in de administratie. Onze Fiscale Eenheid BTW module is zo ontworpen dat jij eenvoudig kunt zien waar deze verschillen vandaan komen. Zo kun je de achterliggende posten per vennootschap eenvoudig vergelijken met de administratie. Opvallende posten, zoals een geboekte factuur uit een eerdere periode, worden dan gemarkeerd. Op deze manier kan jij eventuele verschillen snel zien en er handmatig voor zorgen dat jouw aangifte helemaal klopt. Dat geeft een gerust gevoel.
Ik wens je veel werkplezier!
Ard Laan, Head of Finance & Legal
Lees hier alles over KING Finance en meer over de functionaliteit van “Fiscale Eenheid BTW”.
Ben jij geïnteresseerd in meer handige functies in KING Finance? Lees dan mijn vorige column over de functie “Rekeningen-courant”.
