Vraag jij jezelf wel eens af of de manier waarop je werkt wel overeenkomt met je ambities? Als je veel wil bereiken met je kantoor qua klanten en omzet, heb je een werkwijze nodig die dat ondersteunt. Er is tijd nodig om nieuwe klanten te werven, waardevol advies te geven én om je andere, vaak terugkerende werkzaamheden uit te voeren. De thema’s automatisering en digitalisering zijn daardoor actueler dan ooit; een uitkomst voor accountantskantoren met ambitie. Juist voor hen valt er met robotic accounting op meerdere manieren winst te behalen. Tijd is immers geld, of is het nu juist andersom?
Robotic accounting is hot en accountantskantoren zijn hier druk mee bezig. Ze onderzoeken de mogelijkheden of gaan juist nu aan de slag met de implementatie. Onder robotic accounting verstaan we de automatisering van verschillende handmatige processen binnen de administratie. Bij de ontwikkeling van ons accountancy dashboard is echt overal aan gedacht, allemaal zodat je snel én eenvoudig je werk kunt uitvoeren en tijd overhoudt.
Denk aan de verwerking van Inkoopfacturen via Factuur2KING 3.0, bankieren (afschriften automatisch inlezen via de bankkoppeling, herkenning en doorboeken naar de financiële administratie), kasmutaties, afschrijvingen en lonen. Al deze processen komen samen in één overzichtelijk accountancy dashboard. Wat ons betreft kun je als accountantskantoor met ambitie eigenlijk niet zonder een goed dashboard. Waarom we dat stellen, heeft alles te maken met deze 6 functionaliteiten die je in ons dashboard vindt:
1. Signaleren
Goed, we zijn het eens. De rol van de accountant verandert. Het robotiseren van je administraties helpt je hierbij. Het zorgt ervoor dat je altijd actuele informatie hebt en het overzicht behoud. Hiermee kun je gerichter en effectiever adviseren. De signaleringsfunctie in KING Accountancy attendeert je op bijzonderheden. Bijvoorbeeld als de bankmutaties niet volledig matchen met de in- of verkoopfacturen. Daarnaast heb je ook inzicht in de status van de btw-aangifte en de loonverwerking. Zo hoef je je alleen te focussen op klanten die je aandacht op dat moment nodig hebben. Neem bijvoorbeeld een ondernemer die wil dat je meekijkt bij een grote strategische beslissing.
2.Rollen instellen
Efficiëntie is vast één van je ambities. De grootste winst op dit gebied behaal je tijdens het samenwerken. Je collega focust zich bijvoorbeeld op het jaarwerk en de tussentijdse rapportages, terwijl jij je bezighoudt met het verwerken van administraties. Met het accountancy dashboard bepaal je per gebruiker wat de rol is die binnen je kantoor wordt vervuld. Als verwerker zie je bijvoorbeeld een overzicht van klantenadministraties met bijbehorende facturen en bankmutaties, terwijl je collega toegang heeft tot het controle-overzicht.
Deze rollen kun je overigens helemaal zelf instellen zodat ze passen bij je werkmethode. Gebruik deze functie ook om nog meer overzicht te creëren door te segmenteren. Segmenteer bijvoorbeeld binnen je vestiging naar diverse branches zoals horeca, agrarisch etc. of creëer afdelingen als je meerdere vestigingen hebt. De mogelijkheden zijn eindeloos.
3. Doorklikken naar administratie
Zie je een aandachtspunt in een administratie? Hier wil je natuurlijk direct een actie op uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een saldo op een tussenrekening die normaal glad hoort te lopen. Klik direct door op de desbetreffende melding en de administratie wordt geopend. Vervolgens kun je doorklikken van totaalniveau tot detailniveau – handig!
4. De automatiseringsgraad
Als je eenmaal bezig bent met automatiseren, wil je niet stoppen. Je zult binnen korte tijd ervaren dat je werk er zelfs tijdens de piekmomenten rustiger uit gaat zien. Geen zorgen trouwens dat je hier kansen over het hoofd ziet. De automatiseringsgraad is een functionaliteit waarmee je per administratie kunt zien hoeveel mutaties er per periode of per jaar zijn én hoeveel hiervan volledig geautomatiseerd verlopen. Per administratie krijg je overzichtelijke tips en informatie over hoe je nog verder kunt automatiseren. Zo hoef je niet eens te stoppen totdat alles helemaal is zoals jij het wil.
5. Administratiekwaliteit
Als accountant ben je natuurlijk gek op cijfers. Weet je dat je met het accountancy dashboard ook een cijfer kunt scoren? Dit cijfer noemen we de administratiekwaliteit. Met de kwaliteitsfactor kun je per proces zien hoe het gaat met de (geautomatiseerde) kwaliteit van je administraties. Aan de hand van diverse criteria en wegingsfactoren worden meerdere cijfers per proces bepaald. Deze vormen samen de kwaliteitsfactor. De processen waarop wordt beoordeeld zijn:
- Verkoop
- Inkoop
- Bank
- Financieel
- Activa
- Lonen
- Btw-aangifte
Per proces worden er criteria gesteld waaraan KING Accountancy automatisch wegingsfactoren heeft verbonden. Hoe meer punten je hierbij behaalt, hoe meer er binnen het proces is geautomatiseerd. Een groene V betekent dat het onderdeel zelfs optimaal geautomatiseerd is. Alle criteria samen zorgen voor een totaalcijfer waarmee je kunt beoordelen of je administratie voldoende is geautomatiseerd. Daarnaast kun je in een grafiek eenvoudig terugkijken hoe je rapportcijfer zich ontwikkelt en kun je dit proces dus in je eigen tempo aangaan.
6. Controles
Naast de administratiekwaliteit kun je ook zo’n 60 controles uit laten voeren op je administraties vanuit je dashboard. Bijvoorbeeld een controle op de verwachte boekingen. Bij het grootboek kun je het aantal verwachte boekingen instellen. Wijkt dit af? Dan ben je meteen op de hoogte. Zijn er 13 boekingen geweest op ‘huur’ waar je er eigenlijk 12 op zou verwachten? Dan wordt dit direct gesignaleerd tijdens de controlerapportage.
Hiermee heb je kennis gemaakt met 6 functionaliteiten van ons dashboard die jouw kantoor naar de top van je branche helpen. En laten we eerlijk zijn, dat is nog altijd dé plek voor kantoren met ambitie, die waarde hechten aan tijd én geld. Beiden zijn even waardevol, maar je tijd kun je maar één keer besteden en verdien je niet meer terug. Zet dus in op slimme automatisering om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan.
