Tekst door: Philip Willems
Bron: Accountancy Vanmorgen
Automatiseren, automatiseren en nog eens automatiseren. Ard Laan vertelt hoe Bjorn Lunden accountants in staat stelt financieel coach van ondernemers te zijn. ‘Bjorn Lunden heeft dezelfde filosofie die ik had als accountant.’
De eerste stappen in de loopbaan van Ard Laan zullen veel accountants herkennen. Laan begon zijn loopbaan begin jaren negentig als (assistent-) accountant bij EY en besloot na enkele jaren dat het werken bij zo’n grote firma, met vooral corporate klanten, toch minder geschikt voor hem was. Na een omweg via het bedrijfsleven belandde Laan bij een accountancykantoor in Alkmaar dat zich richt op het mkb.
Laan vertelt: ‘Ik vind het heel fijn om financieel coach te zijn.’ Inmiddels – en na nog enkele omwegen – is Laan CFO bij KING Software, een bedrijf dat precies dát wil zijn: coach van de ondernemer. ‘Bjorn Lunden heeft de filosofie die ik zelf ook had toen ik werkte als accountant’.
De belangrijkste specialismen van KING Software zijn een ERP-platform voor vooral voorraadhoudende en producerende bedrijven, en daarnaast een grote accountancytak. ‘Speciaal voor kleine tot middelgrote administratie- en accountantskantoren die ondernemers begeleiden, hebben wij onze accountancysoftware ontwikkeld, waaronder het accountancydashboard. Met dat dashboard zie je, in één oogopslag, per dag welke administraties jouw aandacht vereisen. Op basis hiervan kan een accountant je optimaal ondersteunen en adviseren.’
Verregaande automatisering
Wat maakt de boekhoudsoftware van KING anders dan die van de vele concurrenten? Laan: ‘Waar we gewoon eerlijk in moeten zijn: qua basisfunctionaliteiten zijn er soortgelijke boekhoudpakketten op de markt. KING onderscheidt zich door de verregaande mate van automatisering. Wij vinden het belangrijk dat alles wat te automatiseren is, ook is geautomatiseerd.’ Scan & Book, het proces waarbij documenten, zoals facturen, worden ingelezen en verwerkt, zit bij KING tegen de 100 procent aan, zegt Laan.
Als er toch een keer iets handmatig moet worden gedaan, bijvoorbeeld als kosten moeten worden toebedeeld aan een bepaalde periode – dan stel je dat eenmalig in. Vanaf dan gaat het automatisch. Zo blijft KING altijd vooroplopen op het gebied van complete automatisering.
Slim ontwikkelen
‘Intern gebruiken wij onze eigen software. Als we iets tegenkomen wat nóg beter kan, stemmen wij dat af met onze klanten en passen onze softwareontwikkelaars dit aan. Zo blijven wij constant bezig met het optimaliseren van onze geautomatiseerde processen’, vertelt Laan. De focus ligt nu ook op het door ontwikkelen van de controle rapportages – waarvan KING er inmiddels een groot aantal heeft. De controlerapportages stellen de accountant in staat volledig geautomatiseerd een aantal checks te doen die een indicatie geven van de kwaliteit van de gevoerde administratie. Denk bijvoorbeeld aan een controle op een negatieve kas of een check op verwijderde boekingen.
De software geeft iedere administratie van elke klant van de accountant een rapportcijfer dat is samengesteld uit allerlei metingen met betrekking tot de kwaliteit van deelprocessen (bankkoppeling, Btw-aangifte, Scan & Book, et cetera). Met dat cijfer kan de accountant in één oogopslag zien hoe het is gesteld met de administratie van zijn individuele klanten en waar een klant tijd of kwaliteit kan winnen.
Van waarde zijn
Het uiteindelijke doel van al die automatisering – Laan stipte het eerder in het gesprek al aan – is de accountant in staat stellen zijn klanten optimaal te begeleiden, en dat tegen een fair tarief. ‘In het MKB zijn maar weinig bedrijven die zeggen: “Het maakt ons niet uit of je aan dit vraagstuk 100 of 200 uur besteedt.” Er is altijd een prijsplafond. Wat wij doen met ons product is de klant heel efficiënt laten werken en inzicht geven in zijn financiële ontwikkeling en tegelijkertijd de accountant vrij spelen om coach te kunnen zijn. Want wij zijn ervan overtuigd dat een klant in de regel heel graag wil betalen voor het gevoel dat hij gecoacht wordt.’
Coach of administrateur
Laan blikt terug op zijn dagen als accountant. ‘In het begin had ik altijd het gevoel dat ik mega over de top kwaliteit moest leveren – dat dát was waar de klant voor kwam. Naderhand leerde ik begrijpen dat het net zo belangrijk is om te vragen hoe het met ze gaat. Veel ondernemers praten thuis of met hun vrienden niet over de onderneming. Ze vinden het fijn om met de accountant te praten. Die coaching is heel belangrijk.’
‘Laat ik het nog anders stellen: als accountant had ik vaak genoeg klanten die blij de rekening betaalden. Ze bedankten mij voor onze dienstverlening.’ Cruciaal in de coaching, vindt Laan, is dat de accountant niet alleen weet en ziet hoe de klant zich financieel ontwikkelt, maar ook gevoel heeft bij de persoonlijke situatie van de ondernemer. Dat zit ‘m vaak flankerend in vragen als: Heb je in de gaten dat je te veel geld uit de onderneming hebt gehaald en dat je dat moet terugbetalen? Hoe is de hypotheek geregeld en wat heb je geregeld in het geval je komt te overlijden? Laan: ‘Uiteindelijk bepaalt de keuze voor een boekhoudpakket of jij als accountant de coach bent, of de administrateur. Dat is een strategische keuze.’
