Als je dit jaar nog niet gedacht hebt aan het maken van een back-up, is vandaag dé perfecte dag. Het is namelijk Wereld Back-up dag! Wanneer je werkt met gevoelige (klant)gegevens, ben je niet alleen verantwoordelijk voor een juiste verwerking, maar ook voor de manier waarop je al deze informatie opslaat. Informatieveiligheid noemen we dat. De veilige werkomgeving van onze software helpt je al een heel eind op weg, maar zelf kun je natuurlijk ook stappen zetten om de informatieveiligheid van jezelf en je klanten te waarborgen. Bijvoorbeeld door regelmatig een back-up te maken van je systemen en bestanden. Wist je dat je met deze simpele stap meteen vier grote risico’s verkleint, waaronder brand of een menselijke fout?
Wat is Wereld Back-Up dag?
Het maken van een back-up werd door bezorgde internetgebruikers zo belangrijk gevonden, dat zij 31 maart, één dag voor 1 april, kozen om bewustwording te creëren over het veiligstellen van data. Omdat er op 1 april bij uitstek de meeste grappen worden uitgehaald, zorg je er met een back-up voor dat jouw data dan veilig blijft. Hoewel de meeste mensen ook zonder speciale dag denken aan een back-up, heeft maar liefst 21% er nog nooit één gemaakt. Een slechte zaak, want hierdoor zijn ze bijzonder kwetsbaar. Vaak wordt hier pas bij stilgestaan als het te laat is. Het goede nieuws is dat je door het maken van een back-up de gevolgen altijd kunt overzien. Maar wist je dat de ene back-up de andere niet is?
Wat is een back-up?
Oké, even terug naar de basis. Als we het hebben over een back-up zijn er twee soorten: een bestandskopie en een systeemkopie. Bij een bestandskopie wordt zoals het woord zegt alleen een kopie gemaakt van de bestanden. Een systeemkopie is een één-op-één kopie van de complete harde schijf van je computer. Wanneer er iets misgaat, heb je deze kopie nodig om bestanden, instellingen en programma’s te herstellen. De meeste mensen zijn wel bekend met het maken van een bestandskopie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf. Ons advies? Kies voor de meest veilige optie en maak regelmatig een systeemkopie. Zo speel je ook ná Wereld Back-Up Dag op safe. Welke vier risico’s je hiermee meteen verkleint, lees je hieronder:
1. Ransomware
Virussen en malware kennen we allemaal. Het zijn vreselijke programma’s die ervoor zorgen dat er bestanden worden aangepast of zelfs worden verwijderd. Ook kunnen ze ervoor zorgen dat je servers of computers niet meer werken. In de laatste jaren is er een nieuwe speler bijgekomen in dit rijtje: ransomware. Hiermee worden je bestanden versleuteld en letterlijk en figuurlijk gegijzeld. Een ramp voor ieder bedrijf. Vaak is de inzet van een back-up de enige manier om weer bij je bestanden te komen óf je zult net als bij een gijzeling losgeld moeten betalen.
2. Storingen in de hardware
Samen slaan we steeds meer bestanden op in de cloud. Het voordeel hiervan is dat de grote archiefkasten tot het verleden behoren, maar het nadeel hiervan merk je wanneer er een storing is waardoor er dataverlies optreedt. Ook in hardware zoals laptops en servers kunnen er onverwachts storingen optreden. Denk bijvoorbeeld aan een harddisk die kapotgaat. Met een systeemkopie kun je in zo’n geval na aankoop van nieuwe hardware gewoon weer verder, maar een bestandskopie is dan lang niet voldoende om zonder gevolgen door te werken.
3. Brand
Veel bedrijven bevinden zich momenteel nog in een soort ‘tussenperiode’ waarbij er nog veel data op kantoor wordt opgeslagen. Niet iedereen maakt dus volledig gebruik van de cloud en hoewel dit niet hoeft, brengt het enkel fysiek opslaan van data grote risico’s met zich mee. Wanneer er brand uitbreekt in je kantoor en dit je ICT-apparatuur treft, gaat er direct belangrijke informatie verloren. Maak dus niet alleen een back-up, maar bewaar hem op twee locaties: fysiek en digitaal, bijvoorbeeld tóch in de cloud of op een externe server in een datacenter.
4. Menselijke fout
Wanneer een medewerker per ongeluk bestanden verwijdert, is dat misschien niet altijd direct duidelijk. Vaak wordt dit pas maanden later vastgesteld als het bestand weer nodig is. De “retentie” ofwel, hoe ver je terug kunt in de geschiedenis bij het herstellen van je systemen, is hierbij belangrijk. Als je bijvoorbeeld een bestand terug wilt halen dat een jaar geleden is verwijderd, ben je met een retentie van een maand niet geholpen. Stel de retentieperiode daarom ruim in, zodat je tot ongeveer een jaar terug in de tijd kan als dat nodig blijkt.
Bjorn Lunden en informatieveiligheid
Wij ontzorgen Bjorn Lunden klanten met de implementatie van back-up procedures in onze software, waaronder ook de nodige retentiemogelijkheden. Onze hosting staat in beveiligde datacentra met een bunkeromgeving, waardoor je informatie altijd veilig is.
We adviseren je om dagelijks een back-up te maken van de administraties waarin is gewerkt. Daarnaast is het verstandig om wekelijks een back-up te maken van al je administraties vanuit onze software, omdat dit meer inhoud heeft dan een bestandskopie. Deze back-up procedures kun je trouwens óók automatiseren. Zo heb je er geen omkijken meer naar.
Werk jij veilig? Doe de check!
Als je informatie verwerkt voor klanten of voor jezelf is veilig werken áltijd een prioriteit. Ongeacht de branche waarin je actief bent. Je verkleint je risico’s door het maken van een back-up, maar wees ook écht alert op je eigen werkwijzen. KING Software beschikt over het ISO 27001 en NEN 7510 certificaat. Zo weet je zeker dat je altijd veilig aan de slag kunt met onze software-oplossingen. Dat kun je dus alvast afstrepen!
Benieuwd hoe veilig jij werkt? Download de gratis informatieveiligheid checklist en ontdek jouw persoonlijke score.
Zeg, wil je naast meer data- en informatieveiligheid ook een flinke stap zetten in je efficiëntie? Neem dan een kijkje bij onze softwareoplossingen voor o.a. de Accountancy en Handel.
