Factuur2KING - scan en herken
KING Software maakt online boekhouden pas écht makkelijk. E-mail of fotografeer jouw facturen waarna ze automatisch worden verwerkt in jouw administratie met dé scan- en herken oplossing Factuur2KING!
Eenvoudig facturen verwerken
Kost het je veel tijd om facturen handmatig te boeken? Met Factuur2KING worden je inkoop- en verkoopfacturen automatisch gescand, herkend én verwerkt!
Maak een foto met de KING LIVE App of mail je inkoopfacturen naar je KvK-nummer@factuur2king.nl en je verkoopfacturen naar verkoop.KvK-nummer@factuur2king.nl. Dit kan in UBL, maar ook in pdf of jpg.
Voor iedere aangeleverde factuur wordt automatisch een boekingsvoorstel gedaan op basis van de door jou ingestelde controles. Crediteuren worden automatisch gecontroleerd in het bedrijvenregister van de Kamer van Koophandel en het Europees btw-register. Afwijkingen worden direct geconstateerd!
Factuur2KING - in 4 stappen
- Stap 1: Registreren en facturen aanleveren. Je registreert je eenvoudig bij Factuur2KING. Je krijgt dan een eigen e-mailadres, waar je de facturen naartoe kunt sturen. Je levert je facturen aan door een e-mail te sturen naar je unieke Factuur2KING e-mailadres of door een foto te maken met de KING LIVE App. In welk bestandsformaat je de factuur aanlevert (foto, scan, jpg, pdf of UBL), maakt voor Factuur2KING niet uit. Het bestand wordt namelijk automatisch omgezet in een leesbaar UBL-bestand. Alle facturen kunnen, indien gewenst, in één document aangeleverd worden. Factuur2KING weet namelijk precies waar een factuur begint en eindigt. Je hoeft de facturen dus niet één voor één aan te leveren!
- Stap 2: Verwerken. Komt de factuur door alle controles heen? Dan hoeft er niets te gebeuren. De factuur wordt namelijk automatisch verwerkt. Je kunt nu met één druk op de knop alle facturen verwerken!
OPTIONELE STAPPEN
- Stap 3: Automatisch boekingsvoorstel. Nadat je de factuur hebt aangeleverd, wordt er automatisch een boekingsvoorstel gedaan. Je kunt ervoor kiezen om facturen te fiatteren. Mocht de factuur hoger uitvallen dan wat gebruikelijk is bij de betreffende debiteur of is de factuur ouder dan bijvoorbeeld 100 dagen? Dan kan de eindverantwoordelijke de factuur fiatteren voordat deze wordt verwerkt in de administratie.
- Stap 4: Aanvullen. Ontbreken er gegevens? Geen nood, want binnen één werkdag worden deze essentiële gegevens aangevuld. Bovendien krijg ook de optie om de gegevens zelf in te vullen.
100% herkenning
KING Software zorgt met Factuur2KING voor 100% herkenning. Dit betekent dat ál je facturen worden omgezet naar een boekingsvoorstel. Gaat je factuur niet door de automatische herkenning, omdat er geen factuurnummer op de factuur staat vermeld? Achter de schermen worden alle missende gegevens aangevuld. Hierdoor heb je helemaal geen omkijken meer naar je factuurverwerking!
Wil je precies weten hoe het werkt?
Fiattering en controle
Door de fiatteringsslag en controles binnen Factuur2KING krijg je nooit spookfacturen in je administratie.
Crediteuren en debiteuren worden namelijk automatisch gecontroleerd in het bedrijvenregister van de Kamer van Koophandel op statutaire naam, postcode en KvK-nummer. Ook wordt er meteen gecontroleerd of de betreffende crediteur en of debiteur daar nog wel ingeschreven staat. Factuur2KING controleert ook bij het Europees btw-register (VIES) of de btw-nummerinformatie juist is. Afwijkingen worden direct geconstateerd!
Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het fiatteren van inkoop- en verkoopfacturen, ontvangen hier een overzicht van. Daarin is ook te zien op welke wijze deze facturen ontvangen zijn. Het is ook mogelijk om meerdere facturen tegelijk te fiatteren.
INKOOPFACTUREN
Wanneer je crediteuren rechtstreeks naar je administratie wilt laten mailen, kun je werken met een zogenaamde whitelist. In de meeste gevallen is dan geen goedkeuring nodig voor facturen van de leveranciers die op deze lijst staan. Op basis van eerder ontvangen inkoopfacturen van de desbetreffende leverancier wordt een gemiddeld factuurbedrag berekend. Als het bedrag op een nieuwe factuur van de crediteur te veel afwijkt van het gemiddelde factuurbedrag, wordt automatisch een signaal gegenereerd. Je kunt instellen hoe groot de afwijking is die het signaal bepaalt.
Facturen van crediteuren die op de whitelist staan, maar afwijken van het gemiddelde factuurbedrag moeten toch eerst worden goedgekeurd. Crediteuren kunnen ook aan een blacklist worden toegevoegd. Facturen van deze crediteuren worden automatisch geweigerd.
Is de factuur reeds betaald? Dan kun je dat uiteraard ook aangeven.
Direct starten?
Factuur2KING is onderdeel van KING Finance
Factuur2KING is onderdeel van boekhoudsoftwareprogramma KING Finance en gebruik je in combinatie met credits. KING Finance is speciaal ontwikkeld voor jou. Simpel, maar toch ambitieus door de vele mogelijkheden om administratieprocessen geautomatiseerd te laten verlopen. Door gebruik te maken van de nieuwste technieken spelen we direct in op bijvoorbeeld trends en wetswijzigingen. Ervaar het zelf en kies voor KING Finance.
